1. Desarrolle una definición clara de cada indicador

Un buen lugar para comenzar la selección de los indicadores clave de rendimiento (KPI´s) apropiados es examinar las tres palabras componentes del término, desde el punto de vista de su organización.

• Clave (Key) sugiere un principio rector; algo de importancia crítica o central para la organización. Esto significa que no todo se puede etiquetar como clave.
• El desempeño sugiere un proceso; una acción reconocible para todos (o al menos el personal esencial) en la organización. Esto significa que la actividad es pública (dentro de la organización o en el ámbito empresarial más amplio).
• El indicador sugiere un puntero; un indicador de un resultado específico en la organización. Esto significa que las pistas de un indicador cambian con el tiempo.

En conjunto, los KPI´s son indicadores que rastrean los resultados de importancia central para una organización. Por lo general, los "resultados de importancia central" se formulan como objetivos organizacionales y encarnan la estrategia de supervivencia (éxito) de la empresa.

Al seleccionar buenos indicadores, es importante definir indicadores que brinden objetividad al evaluar el progreso hacia los objetivos centrales de la empresa. Una vez seleccionados, es importante utilizar la misma definición de KPI´s para garantizar la coherencia durante las revisiones periódicas de desempeño.

2. Sea estratégico

Los indicadores genéricos no son necesariamente los mejores para su negocio. Los indicadores ideales se originan en los objetivos centrales de la organización. Esto significa que un buen lugar para comenzar la selección de indicadores de desempeño es una evaluación interna exhaustiva de los objetivos corporativos considerados críticos para la supervivencia de la empresa.

Una evaluación interna es vital como punto de referencia para los KPI´s, de modo que a medida que cambian los objetivos de la empresa, los indicadores asociados pueden cambiar en consecuencia. Esto minimiza cualquier imprecisión sobre los indicadores y refuerza los vínculos entre ellos y los objetivos de la empresa.

3. Céntrese en la relevancia y el realismo

Una de las razones más importantes para realizar un seguimiento del rendimiento empresarial es fomentar el aprendizaje y la mejora. La forma lógica de aprender y mejorar es utilizar indicadores con los que la dirección y el personal puedan identificarse.

La relevancia es vital para garantizar la participación de los colaboradores y la administración cuyo desempeño es fundamental para la supervivencia de la empresa. Además, la relevancia fomenta el realismo en el establecimiento de objetivos. Si la empresa consta de varios departamentos que participan en varios proyectos, la relevancia hace que el seguimiento de múltiples objetivos sea manejable.

4. Piense cuantificable

Los KPI´s deben ser cuantificables de manera confiable. La medición fomenta la transparencia en la toma de decisiones organizacionales, especialmente si los resultados influyen en el sistema de recompensas corporativas (bonificaciones, promociones, opciones sobre acciones, etc.).

Dependiendo de la calidad de los datos subyacentes, los buenos indicadores resumen la estrategia empresarial de manera que eliminan las conjeturas de la gestión del rendimiento. Las revisiones periódicas (mensuales, trimestrales, semestrales o anuales) permiten la comparación de tendencias, la evaluación de los niveles de los objetivos establecidos y la revisión sistemática de las metas. La medición minimiza la subjetividad en la evaluación de los logros individuales y corporativos de los colaboradores.

5. Utilice buenos datos

Si bien los criterios para seleccionar buenos indicadores de desempeño se aplican a todas las empresas, la implementación real suele depender del tamaño. Cuanto más complejas sean las actividades y la estructura organizativa, más complicada será la gestión del rendimiento empresarial. Sin embargo, en todos los casos, el uso de buenos datos empresariales es fundamental para la confiabilidad.

• Es comprensible que las pequeñas empresas puedan manejar la elección de algunos indicadores clave, configurar el proceso de recopilación de datos, mediciones periódicas y revisiones con relativa facilidad.
• El requerimiento de datos de las empresas medianas y grandes tiende a ser mayor que el de las pequeñas empresas. Esto explicaría por qué es más probable que las empresas medianas y grandes implementen plataformas para facilitar la medición y generación de informes de sus métricas de desempeño.
• Asegurarse de que los indicadores seleccionados estén claramente definidos, sean estratégicos, relevantes y cuantificables mejora la probabilidad de que fomenten el realismo, la objetividad y la transparencia en la gestión del desempeño empresarial. Hecho manualmente o con la ayuda de la tecnología, los buenos datos son cruciales para los KPI´s significativos.

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